Data in de cloud: wat kan er fout gaan?

Ik maak gebruik van online opslag. Is er dan ook een back-up van mijn data?

Er zijn heel wat redenen om over te stappen naar een cloud-oplossing. Denk aan meer flexibiliteit, eenvoudig samenwerken met collega’s, lagere kosten voor apparatuur en automatische software-updates. De meest gebruikte clouddienst in het MKB is Microsoft 365. In dit abonnement zit ook gegevensopslag. Daardoor denken veel mensen dat ze geen back-up meer hoeven te maken. Toch verliest een derde van de clouddienstgebruikers regelmatig data.

Het verschil tussen opslag en back-up

Opslag

Opslag en back-up zijn beide waardevol. Toch hebben ze beide zeer verschillende functies en zijn ze niet met elkaar te vergelijken. Het opslaan van bestanden in de cloud maakt het mogelijk dat je minder schijfruimte nodig hebt op je apparatuur, omdat de bestanden online staan. De opslag online is eindeloos. Daarom hoef je jezelf geen zorgen te maken dat je op een gegeven moment ruimte te kort komt. Alle gegevens staan online op een centrale plek en zijn daardoor makkelijk terug te vinden. En dat vanaf elk apparaat. Daarnaast kun je het gebruiken op meerdere apparaten. Zo kun je via een dienst zoals SharePoint zelfs tegelijkertijd met collega’s werken in hetzelfde bestand.

Back-up

Back-up daarentegen heeft eigenlijk maar één functie en meteen een hele belangrijke. Een back-up is een afzonderlijke kopie van gegevens. Deze is uitsluitend bedoeld om ervoor te zorgen dat je deze gegevens eventueel kunt herstellen wanneer er iets gebeurt met het originele bestand. De beste back-up oplossing is er een die automatisch en zo vaak mogelijk wordt uitgevoerd. Zo weet je zeker dat je de meest recente versies van je bestanden hebt, en dit kunt herstellen wanneer je dit wilt.

Het ergste wat er kan gebeuren

Ongewenst verliezen van data is voor veel mensen het ergste wat er kan gebeuren. De oorzaak hiervan kan verschillen: van het verkeerd opruimen van de mailbox tot een cryptovirus, waarmee al je bestanden ineens onbruikbaar zijn. En zo zijn er nog tal van manieren waarop je jouw data kunt verliezen.

Vertrek van een medewerker

We produceren steeds meer data met elkaar. Als een medewerker vertrekt, neemt deze natuurlijk kennis over het bedrijf, de klanten en processen met zich mee. Gelukkig wordt steeds meer informatie vastgelegd in systemen. Het is dan wel belangrijk om deze data zo goed mogelijk te bewaren. Echter, wanneer het Microsoft 365 account wordt gedeactiveerd zonder back-up, dan is dataverlies precies wat er gaat gebeuren. Als de enige kopie van bestanden en mails in Microsoft 365 is, zul je het abonnement moeten behouden of de data moeten kopiëren. Dit wordt vaak vergeten en dan is de data weg voordat je het weet.

Per ongeluk verwijderen

Het fijne aan werken via een clouddienst of online werkplek, is de synchronisatie. Iedereen heeft altijd toegang tot de meest actuele versie van een bestand. Breng je wijzigen aan, dan zijn deze direct doorgevoerd. Ook wanneer je wijzigingen aanbrengt die je niet wilde doorvoeren. Ook het per ongelijk verwijderen is verreweg de meeste voorkomende reden van dataverlies. Er zijn soms wel mogelijkheden om data uit de prullenbak te halen, maar dan nog kan het moeilijk zijn je data in zijn geheel te herstellen.

Virussen en andere bedreigingen

Iedere dag worden firewall, antivirusprogramma’s en andere beveiligingssystemen bijgewerkt om de meest actuele bedreigingen tegen te gaan. Daarmee ben je beschermd tegen malware, virussen, hackers en ransomeware. Hoe goed je ook beveiligd bent, de kans bestaat altijd dat je slachtoffer wordt. Met toegang tot 1 werkstation heeft een hacker al genoeg om handen om een groot deel van je bedrijfsdata te infecteren.

Het is nog niet te laat

De gedachte aan dataverlies is eng. Het helpt echter ook niet om het probleem te negeren. Het gaat er bij een goede back-up oplossing niet om of je hem al hebt nodig gehad. Eigenlijk hoop je de oplossing nooit nodig te hebben. Mocht het noodlot toch toeslaan, weten we zeker dat jij blij bent dat je een goede back-up oplossing hebt. Wij zorgen ervoor dat jouw gegevens, zoals je mail, persoonlijke en gezamenlijke data veilig zijn.