Microsoft Teams en WhatsApp: wat is het verschil?

Nu we veel thuiswerken is een goed werkend, digitaal communicatiemiddel onmisbaar. Lange tijd waren e-mail en WhatsApp de aangewezen middelen voor organisaties, maar met de komst van de coronacrisis is er voor veel bedrijven een digitaal platform bijgekomen: Microsoft Teams. Ondanks dat Teams veel dezelfde functies heeft en zelfs beter beveiligd is, grijpen velen van ons vaak terug naar WhatsApp voor directe communicatie. Een goede reden voor ons om deze platformen naast elkaar te leggen en WhatsApp en Microsoft Teams met elkaar te vergelijken.

De chatfunctie van WhatsApp en Microsoft Teams

Heb je snel één van je collega’s nodig? Grote kans dat je hem of haar via WhatsApp een berichtje stuurt. WhatsApp is één van de meest gebruikte sociale platformen als het gaat om instant messaging. Oftewel: berichten die je rechtstreeks naar de ontvanger stuurt. Toch verschillen de chatfuncties van WhatsApp en Microsoft Teams niet veel van elkaar. Beide tools bieden de mogelijkheid om 1-op-1 met elkaar te chatten en tegelijkertijd groepschats aan te maken. Het voordeel van Teams ten opzichte van WhatsApp? Al de zakelijke chats staan op één plek. Je vind geen zakelijke berichten meer tussen jouw persoonlijke chats: een stap in de goede richting voor jouw werk-privé balans.

Het nieuwe werken: online vergaderen

In het nieuwe normaal werken we vooral veel thuis. Dat betekent weinig privémomenten en veel online vergaderen. Via WhatsApp kun je elkaar videobellen, maar voor een goede online vergadering is Microsoft Teams een uitstekend platform: via Teams kun je namelijk videobellen en chatten tegelijk. Dit leent zich goed voor interactie tijdens een meeting, zonder de ander te moeten onderbreken. Daarnaast is Teams volledig geïntegreerd in Microsoft 365 waardoor je als medewerker de koppeling hebt met je Outlook agenda. Van daaruit kun je via Teams al jouw vergaderingen en afspraken inplannen en heb je in één tool direct inzicht in jouw zakelijke agenda.

Samenwerken in één document

Voor een ideale online samenwerking is het handig om tegelijkertijd in meerdere documenten te kunnen werken. Waar je in WhatsApp elkaar enkel documenten kunt toesturen, is het via Microsoft Teams mogelijk om altijd en overal samen aan hetzelfde document te werken. Een goed ingrediënt voor de perfecte (online) samenwerking.

Veiligheid van de platformen

Tot slot bekijken we de veiligheid van beide platformen. Met de nieuwe privacywetgeving is het belangrijk dat zakelijke informatie privé blijft en niet met derden gedeeld wordt. Als we Microsoft Teams en WhatsApp naast elkaar leggen, komen we snel tot de conclusie: WhatsApp is niet AVG-proof. De gebruiksvoorwaarden geven (te)veel ruimte aan Facebook voor verwerking van gegevens voor commerciële doeleinden. Daarnaast gaat WhatsApp geen verwerkingsovereenkomsten aan, waardoor je als organisatie niet kunt borgen waar alle gegevens blijven. Ook in dit gebied komt Teams weer goed uit de bus: Microsoft Teams is wel AVG conform en kan dus in vrijwel ieder bedrijf geïmplementeerd worden. Zo kan er een beleid worden opgezet, waarmee je controle houd over alle belangrijke data.

Conclusie

Al met al zijn WhatsApp en Teams twee verschillende communicatiemiddelen met veel overeenkomsten. Toch leent Microsoft Teams zich in veel gevallen beter voor het thuiswerken dan WhatsApp. Het is veiliger, functioneler en efficiënter.

Desondanks kun je WhatsApp natuurlijk altijd gebruiken voor een persoonlijk berichtje naar één van jouw collega’s: juist nu is het belangrijk om extra attent naar elkaar te zijn!